Các bước quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Hiện nay, nền kinh tế của nước ta đang ngày càng phát triển, các hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh cũng diễn ra sôi động hơn, đặc biệt nhất là lĩnh vực xuất nhập khẩu, vậy nên việc cấp phép xuất nhập khẩu phải được xử lý một các nhanh chóng, kịp thời.

Vậy bạn cần phải chuẩn bị những loại giấy tờ gì để việc xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng và thuận tiện? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số những thông tin cơ bản mà cần thiết nhất khi xuất nhập khẩu.

Những giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa 

Giấy tờ bắt buộc phải có 

Dưới đây là những chứng từ xuất nhập khẩu mà gần như bất cứ lô hàng nào cũng phải có loại giấy tờ này.

  • Hợp đồng thương mại (Sales Contract):

– Là một loại văn bản nhằm thỏa thuận giữa người mua và người bán cùng các bên có liên quan về việc xác lập, thay đổi hay là chấm dứt các quyền nghĩa vụ trong mọi hoạt động thương mại. Ở văn bản này sẽ có các thông tin liên quan đến người mua và người bán, ngoài ra có các thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, thanh toán…  

  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

– Về cơ bản thì đây là giấy tờ do người xuất khẩu phát hành nhằm mục đích là thu tiền của người mua cho lô hàng bán theo những gì đã thỏa thuận trong bản hợp đồng.

Về phần hóa đơn thì sẽ có nội dung chính là: Tên, địa chỉ của người bán và người mua; thông tin của hàng hóa như đã mô tả trước đó; số lượng hàng hóa, đơn giá, số tiền; điều kiện để giao hàng; cảng xếp, dỡ hàng hóa; tên tàu, số chuyến tàu; số và ngày tháng lập hóa đơn.

  • Phiếu chi tiết hàng hóa (Paking List):

– Là loại giấy tờ được thể hiện tổng quan một cách chi tiết nhất về cách thức đóng gói cũng như vận chuyển của một lô hàng. Phiếu hàng hóa này ghi rõ lô hàng đó có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích của nó là bao nhiêu,… 

  • Vận đơn (Bill of Lading):

– Là giấy tờ chuyên để chở hàng hóa được người vận chuyển lập lên và ký, cấp cho người gửi hàng hóa. Trong đó bên vận chuyển phải xác nhận là đã nhận hàng hóa của người gửi để đi vận chuyển bằng một phương thức lưu thông nào đó (do người gửi hàng yêu cầu). Bên cạnh đó người vận chuyển còn phải cam kết giao số hàng đó đến với người nhận theo đúng như bản cam kết.

  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration):

– Là loại văn bản mà bên xuất nhập khẩu cần phải khai báo một cách chi tiết rõ ràng về thông tin, số lượng và quy cách hàng hóa được xuất hay nhập khẩu. Đây là văn bản chứng từ cần thiết để kê khai số lượng hàng hóa được xuất hay là nhập khẩu với các cơ quan hải quan để dựa vào đó xem xét hàng hóa có đủ điều kiện xuất – nhập khẩu vào một quốc gia nào đó hay không.

Một số loại giấy tờ cần thiết khi xuất nhập khẩu 

Một số loại giấy tờ cần thiết khi xuất nhập khẩu

Một số loại giấy tờ không cần thiết 

Đối với những loại giấy tờ này thì còn phụ thuộc theo hợp đồng thương mại. Cũng có thể có hoặc không.

  • Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) :

– Là một loại văn bản chứng từ thể hiện chi tiết sự xác nhận đối với người bán về một lô hàng hóa và số tiền cần phải thanh toán cho người mua ở một mức giá cụ thể.

  • Thư tín dụng (Letter of Credit): 

– Đây là thư do bên ngân hàng phát hành ra theo yêu cầu của bên nhập khẩu, và phải cam kết với người bán rằng phải thanh toán một khoản tiền nhất định theo yêu cầu, nếu bên xuất khẩu xuất trình ra được bộ chứng từ hợp lệ.

  • Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate):

– Là loại văn bản chứng từ do bên bảo hiểm cấp cho người hưởng bảo hiểm với mục đích hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm. Bên cạnh đó, bên tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường nếu có bất kỳ tổn thất gì xảy ra bởi vì những rủi ro hai bên đã thỏa thuận với nhau trong hợp đồng bảo hiểm. Và người được bảo hiểm phải nộp một khoản tiền cho bên bảo hiểm.

  • Giấy chứng nhận xuất từ (Certificate of Origin):

– Là loại giấy tờ giúp bạn hiểu rõ hơn về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, bạn sẽ biết được chúng được sản xuất ở vùng lãnh thổ hay một quốc gia nào đó. Loại giấy tờ này cũng khá là quan trọng bởi vì nó giúp chủ hàng hưởng những ưu đãi đặc biệt thậm chí còn được giảm thuế.

  • Chứng từ kiểm dịch (Phytosanitary Certificate):

– Là văn bản chứng nhận do bên cơ quan kiểm dịch cấp nhằm để xác nhận rằng lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch hay chưa. Và công tác kiểm dịch trước khi xuất nhập khẩu nhằm ngăn ngừa không cho mầm bệnh đi theo hàng hóa để truyền từ nước này sang nước khác.

Một số giấy tờ khác 

  • Văn bản chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality)
  • Văn bản chứng nhận kiểm định (Certificate of Analysis)
  • Văn bản chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
  • Văn bản chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate).

Thủ tục hải quan xuất khẩu là gì? 

Trước khi tìm hiểu về thủ tục hải quan xuất khẩu thì đầu tiên chúng ta hãy cần hiểu rõ ý nghĩa của từ hải quan trước. Thì theo quyển từ điển tiếng việt do Viện Ngôn ngữ xuất bản năm 2005 giải thích rằng từ hải quan có nghĩa là: “việc kiểm soát và đánh thuế hàng hóa xuất nhập cảnh”.

Luật hải quan năm 2014 đã có cách giải thích khác so với ở trên:

– Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.

Như vậy, từ hai cách giải thích trên ta có thể hiểu một cách đơn giản như sau, thủ tục hải quan là các thủ tục cần thiết mà bạn phải thực hiện để đảm bảo hàng hóa, phương tiện vận tải được xuất, nhập khẩu qua biên giới.

Địa bàn hoạt động của bên hải quan bao gồm:

– Cửa khẩu thuộc hệ thống đường bộ, ga đường sắt quốc tế, cảng hàng không quốc tế.

– Những cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động ngoại giao, xuất nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh.

– Những khu vực đang lưu giữ hàng hóa và chịu sự giám sát của hải quan, khu chế xuất, khu vực ưu đãi của hải quan.

– Các địa điểm làm giấy tờ thủ tục hải quan, bên kho ngoại quan, bên kho bảo thuế, bên bưu điện quốc tế và cả trụ sở người khai hải quan khi kiểm tra sau khi thông quan.

– Các chốt địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu trong vùng lãnh thổ hải quan.

– Những khu vực, địa điểm khác được đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, được cấp phép xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh, xuất nhập cảnh, quá cảnh phương tiện vận tải lưu thông theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

Những điều cần biết về thủ tục hải quan xuất khẩu

Những điều cần biết về thủ tục hải quan xuất khẩu

Làm thủ tục hải quan mất bao lâu? 

Theo mục 5 của công văn số 19046/BTC-TCHQ hướng dẫn cách thực hiện những quy định của Luật hải quan năm 2014 do Bộ Tài Chính ban hành thì: 

Thời gian để hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ hải quan là không quá 2 giờ làm việc kể từ thời điểm cơ quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.

– Đối với việc kiểm tra thực tế hàng hóa thì thời gian hoàn thành là: không quá 8 giờ làm việc kể từ khi khai hải quan xuất trình được đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan.

Trường hợp mà hàng hóa thuộc đối tượng kiểm tra chuyên ngành về mảng chất lượng của hàng hóa, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, thực vật, đảm bảo an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật thì thời gian hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa tính từ thời điểm nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành.

Những lô hàng có số lượng lớn, nhiều loại hàng hoặc là việc kiểm tra phức tạp thì Thủ trưởng cơ quan hải quan là người có quyền ra quyết định gia hạn thời gian kiểm tra thực tế, và thời gian tối đa là không quá 2 ngày

Thời gian làm thủ tục hải quan 

Thời gian làm thủ tục hải quan

Xuất khẩu theo loại hình kinh doanh nào?

Hiện nay, có hai loại hình kinh doanh đó là xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác. Mỗi hình thức đều có những đặc điểm riêng. Các bạn hãy theo dõi bài viết của chúng tôi ngay sau đây để biết thêm về hai hình thức này nhé.

Xuất khẩu trực tiếp

Xuất khẩu trực tiếp được biết đến là hình thức mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mà bên nhập khẩu và bên xuất khẩu trực tiếp thỏa thuận, trao đổi với nhau về quyền lợi của mỗi bên. Những thỏa thuận này đảm bảo phù hợp với pháp luật của quốc gia mà các bên tham gia ký kết hợp đồng.

Xuất khẩu trực tiếp còn là hình thức được tiến hành vô cùng đơn giản. Đây là hình thức xuất khẩu độc lập của một doanh nghiệp xuất khẩu dựa trên cơ sở nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước.

Trong hình thức xuất khẩu này, người ta tính toán đầy đủ các chi phí đảm bảo kinh doanh có lãi, đúng phương hướng, chính sách luật pháp của Nhà nước cũng như quốc tế.

Thủ tục xuất khẩu hàng hóa

Thủ tục xuất khẩu hàng hóa

Xuất khẩu ủy thác 

Hình thức xuất khẩu uỷ thác là hoạt động xuất khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp hoạt động trong nước. Tuy nhiên, những doanh nghiệp này không đủ các điều kiện về khả năng tài chính, về đối tác kinh doanh,…

Chính vì vậy, họ đã đã uỷ thác cho những doanh nghiệp có chức năng trực tiếp giao dịch ngoại thương tiến hành xuất khẩu hàng hoá theo yêu cầu của mình.

Bên nhận uỷ thác cần phải thực hiện việc đàm phán với nước ngoài để có thể làm thủ tục xuất khẩu theo yêu cầu của bên uỷ thác. Bên nhận ủy thác cũng sẽ được hưởng một khoản hoa hồng gọi là phí uỷ thác. Quan hệ giữa các bên uỷ thác và doanh nghiệp nhận uỷ thác được quy định đầy đủ trong hợp đồng.

Các quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu

Khi làm thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu hàng hóa, các bạn cần lưu ý thực hiện đúng các quy định liên quan. Các quy định này bao gồm thời hạn làm thủ tục hải quan, trách nhiệm của bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Thời hạn làm thủ tục hải quan

Thời hạn làm thủ tục hải quan được quy định trong 15 ngày làm việc. Thời hạn này được quy định kể từ ngày thông quan hàng hóa xuất khẩu và sau khi hoàn thành việc giao nhận hàng hóa. Lúc này, bên nhập khẩu tại chỗ phải tiến hành làm thủ tục hải quan.

Thủ tục xuất nhập khẩu

Thủ tục xuất nhập khẩu

Thủ tục hải quan

– Trách nhiệm của bên xuất khẩu:

  • Kê khai thông tin vào tờ khai hàng hóa xuất khẩu và khai vận chuyển kết hợp
  • Người xuất khẩu cần thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật
  • Người xuất khẩu cần giao hàng hóa cho người nhập khẩu sau khi hàng hóa xuất khẩu đã được thông quan.

– Trách nhiệm của bên nhập khẩu:

  • Bên nhập khẩu cần tiến hành khai thông tin tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo đúng thời hạn quy định
  • Cần thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật
  • Bên nhập khẩu chỉ được đưa hàng hóa vào sản xuất, tiêu thụ sau khi hàng hóa nhập khẩu đã được thông quan

Các bước quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu

Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu bao gồm 5 bước. Các bước này bao gồm: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế, chuẩn bị chứng từ, khai tờ khai hải quan, làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan, thông quan và thanh lý tờ khai.

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế

Khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa, các bạn cần phải thực hiện việc kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế sớm. Điều này nhằm tiến hành kiểm tra chính sách của nhà nước có khuyến khích, hạn chế hay cấm xuất khẩu mặt hàng mà bạn xuất khẩu hay không.

Ngoài ra, bên xuất khẩu còn cần phải tìm hiểu thêm về các mặt hàng xuất khẩu của mình có chịu thuế xuất khẩu hay không. Một số mặt hàng hiện nay bị áp thuế đó là khoáng sản và sản phẩm lâm sản.

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ

Sau khi kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế, các bạn cần những loại chứng từ sau:

  • Hợp đồng ngoại thương
  • Hóa đơn thương mại
  • Phiếu đóng gói
  • Thỏa thuận lưu khoang để lấy thông tin
  • Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng để tiến hành lấy những thông tin như số container, số seal

Bước 3: Khai tờ khai hải quan

Để có thể tiến hành khai tờ khai hải quan, người xuất khẩu cần truy cập vào phần mềm hải quan điện tử. Sau đó các bạn thực hiện việc nhập dữ liệu lên tờ khai hải quan. Trong trường hợp nếu như bạn thực hiện thủ tục xuất khẩu lần đầu thì cần thực hiện thêm các bước sau đây:

  • Mua chữ ký số, sau đó đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan.
  • Các bạn cần tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử.Tiếp đó, các bạn thực hiện khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm và in tờ khai hải quan.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan

Hiện nay, thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan được chia làm các luồng sau:

  • Tờ khai luồng xanh:

Đối với tờ khai luồng xanh, các bạn cần đến hải quan giám sát để nộp các chứng từ bao gồm hơi hạ hàng, tờ mã vạch được in từ website tổng cục hải quan, phí hạ tầng

  • Tờ khai luồng vàng

Đối với tờ khai luồng vàng, bên xuất khẩu cần chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39). Sau đó các bạn mang chúng đến chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem xét.

  • Tờ khai luồng đỏ

Hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa thực tế đối với tờ khai luồng đỏ ngay sau khi bộ chứng từ đã được kiểm tra. Nếu như hàng hóa xuất khẩu của bạn khác so với trong khai báo thì khi xảy ra sai sót nhỏ bạn cần phải sửa lại tờ khai.

Ngoài ra, nếu như lỗi sai của các bạn lớn thì bạn có thể có thể bị phạt hành chính. Thậm chí, có thể các bạn không được xuất khẩu hàng hóa do lỗi sai nghiêm trọng.

Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai

Sau khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan, bạn cần nộp lại tờ khai cùng với tờ mã vạch cho hãng tàu. Điều này nhằm để thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng hóa đã lên tàu.

Thông quan hàng hóa xuất khẩu

Thông quan hàng hóa xuất khẩu

Lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu, các bạn cần lưu ý một số điều sau:

  • Các bạn cần phải để ý thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan. Bởi vì nếu như quá hạn nộp tờ khai, hàng hóa của bạn sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau. Đồng thời, các bạn phải khai sửa tên tàu và số chuyến.
  • Đối với các loại hàng hóa phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, các bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Bởi vì, đến khi về cảng phải cắt bỏ đi, và như vậy phải mua seal khác của hãng tàu.
  • Khi đóng hàng hóa tại kho, bên xuất khẩu cần kiểm tra kỹ tình trạng container để đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng. Các bạn tránh sử dụng container kém chất lượng vì chúng rất dễ gây hư hỏng hàng hóa.

Trên đây, chúng tôi vừa chia sẻ cho các bạn những vấn đề về thủ tục hải quan xuất khẩu. Chúng tôi hy vọng rằng, qua bài viết trên, các bạn có thể biết thêm nhiều thông tin bổ ích về thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa.

Liên Hệ Với Quốc Định Để Được Tư Vấn Và Hỗ Trợ

    Nguyễn Minh Trưởng

    Nguyễn Minh Trưởng

    Top One Logistics là một công ty hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ logicstics, vận chuyển hàng đường hàng không, hàng đường biển, dịch vụ khai báo hải quan, hàng dự án và vận chuyển hàng nội địa

    Vận Tải Top One Logistics  

     

     

    Địa chỉ: 5 Hoàng Việt, Phường 4, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

     

    Giờ Hoạt Động: 8h00 đến 17h00 – Từ thứ 2 đến thứ 7

     

    Website: www.vanchuyenhanggiatot.com

     

    Email: [email protected]

     

    Hotline: 0939.54.54.55 –  Mr Trưởng

    KẾT NỐI SOCIAL

    logo footer

    Công Ty TNHH Thương Mại Và Vận Tải An Pha Trần

    Giấy chứng nhận ĐKKD số 0313384770 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp.

    Văn phòng chính: 5-7 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam.

    Vận Chuyển Đường Biển Quốc Tế

    Gửi hàng đi ấn độ

     

    Gửi hàng đi đài loan

     

    Gửi hàng đi hàn quốc

     

    Gửi hàng đi mỹ

     

    Gửi hàng đi singapore

     

    Gửi hàng đi thái lan

     

    Gửi hàng đi úc

     

    vận chuyển hàng từ Đức về việt nam

     

    vận chuyển hàng từ Canada về việt nam

     

    vận chuyển hàng từ Anh về việt nam

     

    vận chuyển hàng từ việt nam đi Ai Cập

     

    vận chuyển hàng từ việt nam đi Mexico

     

    vận chuyển hàng từ Bồ Đào Nha về việt nam

    Vận Tải Top One Logistics Vận Chuyển Quốc Tế & Thủ Tục Hải Quan
    Logo