Các loại chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Chức năng

Các chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Đây là câu hỏi thường gặp của nhiều doanh nghiệp và cá nhân bắt đầu tham gia vào lĩnh vực thương mại quốc tế. Nếu bạn đang có cùng câu hỏi như trên thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xuất nhập khẩu một mặt hàng cụ thể. Các tài liệu này chứa thông tin về hàng hóa, vận chuyển, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh sự thật, làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán và yêu cầu bồi thường trong các trường hợp xảy ra mâu thuẫn, bất đồng giữa hai bên.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Chức năng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi loại chứng từ sẽ phục vụ một mục đích cụ thể. Tuy nhiên, mục đích chính của chứng từ xuất nhập khẩu là làm cho quá trình thanh toán trở nên minh bạch hơn và hỗ trợ việc trao đổi, khiếu nại giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. 

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu

Trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có nhiều loại chứng từ khác nhau. Và bộ chứng từ giữa các lô hàng khác nhau tùy theo mặt hàng nhập khẩu, quy định hiện hành, quy định hiện hành. Nhưng nhìn chung, chứng từ xuất nhập khẩu được chia thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ thường có. 

Chứng từ bắt buộc

– Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện, phương tiện giao hàng, phương thức thanh toán, v.v.

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để yêu cầu người mua thanh toán cho hàng hóa đã bán theo các điều kiện của hợp đồng. Hóa đơn thương mại chủ yếu đóng vai trò như một chứng từ thanh toán. Do đó, trên hóa đơn này phải thể hiện rõ các thông tin sau: Đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng cho người thụ hưởng …

– Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là tài liệu thể hiện chính xác cách thức đóng gói của lô hàng. Loại tài liệu này thông báo cho người đọc về số lượng kiện hàng, trọng lượng, sức chứa của lô hàng …

– Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ chứng minh hàng hóa đã được xếp lên phương thức vận tải (tàu thủy hoặc máy bay). Không giống như vận đơn gốc, chứng từ này còn dùng làm bằng chứng về quyền sở hữu đối với hàng hóa được liệt kê trên đó.

– Khai báo hải quan (Customs Declaration): Khi xuất, nhập cảnh, xuất nhập cảnh, chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận tải phải khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng, phương tiện.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ thường có

– Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Tương tự như một hóa đơn, nhưng không được sử dụng để thanh toán. Bởi vì đây không phải là giấy tờ đòi tiền.

– Tín dụng thư (L/C): Là thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Loại tài liệu này là một lời hứa với người bán sẽ thanh toán một khoản tiền trong một khung thời gian xác định.

– Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là giấy tờ do công ty bảo hiểm cấp để đảm bảo việc bồi thường cho người được bảo hiểm.

– Giấy chứng nhận xuất xứ (C / O): Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ xác nhận rằng hàng hóa được sản xuất tại một vùng lãnh thổ hoặc quốc gia cụ thể.

– Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Giấy chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của loại tài liệu này là ngăn chặn sự lây truyền dịch bệnh giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

Ngoài các tài liệu được liệt kê ở trên, các tài liệu sau phải được bao gồm trong các chứng từ xuất khẩu:

  • Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
  • Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
  • Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)
  • Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
  • Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Sau đây là năm bước chính trong quá trình làm chứng từ xuất nhập khẩu:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hàng hóa

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ (nêu trên) bằng cách in đơn và điền đầy đủ các thông tin. Bạn cũng có thể điền vào biểu mẫu trực tiếp trên máy trước khi in.

Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS thì phải thực hiện để việc kê khai và truyền tờ khai được thuận lợi.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành thì doanh nghiệp phải hoàn thiện hồ sơ và thông báo cho cơ quan kiểm tra theo quy định. Mặt khác, các doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 4: Khai báo và phát tờ khai

Doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo và truyền tờ khai hải quan sau khi tải phần mềm khai báo hải quan. Nhận lệnh giao hàng sau đó. Một trong những chứng từ quan trọng nhất để nhà nhập khẩu đưa ra khỏi cảng và vận chuyển về kho của mình là lệnh giao hàng.

Bước 5: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu là mở và thông quan tờ khai. Trước khi mở tờ khai hải quan phải chuẩn bị các giấy tờ sau:

  • Giấy giới thiệu
  • Tờ khai phân luồng
  • Invoice
  • Packing list
  • Bill of lading
  • Các tài liệu khác có thể được yêu cầu (C / O, hóa đơn vận chuyển hàng hóa, giấy phép nhập khẩu, v.v.)

Nếu hồ sơ hợp lệ sau khi xuất trình hồ sơ với cơ quan hải quan, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan trên Hệ thống.

Hy vọng với những tài liệu chia sẻ trong bài viết, bạn đọc sẽ có được vô số thông tin hữu ích để hoạt động xuất nhập khẩu trở nên hiệu quả và thuận lợi hơn!

Những thuật ngữ tiếng anh ngành xuất nhập khẩu chuyên dụng. Xem thêm để biết thêm về ccác thuật ngữ trong ngành xuất nhập khẩu tại đây !

UCP 600 là gì ? Tính chất pháp lý và cách sử dụng UCP 600  

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Chức năng

ETA là gì ? Phân biệt ETD và ETA trong vận tải chính xác nhất

Incoterms là gì ? So sánh điều kiện Incoterm 2010 và 2000

HS code là gì ? Quy tắc sử dụng và Cách tra mã HS code

CO CQ là gì trong xuất khẩu? Vai trò, mục đích, cách kiểm tra

Khai manifest là gì? Cách khai manifest và sai lầm thường gặp

Trong ngành logistics thì 1pl, 2pl, 3pl, 4pl, 5pl là gì ?

Danh sách tổng hợp mã vạch của các nước 

Kho ngoại quan là gì ? Chi tiết quy định về kho ngoại quan

Packing list là gì ? Chức năng, phân loại, nội dung chính

Phí DO là gì? Phân loại và nội dung trên Delivery Order

Trình tự, thủ tục xin cấp c/o và các điều cần lưu ý khi cấp c/o ?

Chuỗi giá trị là gì ? Định nghĩa về chuỗi giá trị

VGM là gì? Chức năng, cách tính và cách sử dụng VGM

Thế Nào Là Local Charges ? Các Loại phí Local Charges Khi Vận Chuyển 

CIF là gì trong xuất nhập khẩu ? Trách nhiệm và cách dùng CIF

Freight forwarder là gì ? Công Việc Cụ thể như thế nào ? 

Sự Khác Nhau Giữa Incoterms 2010 Và Incoterms 2000 

LC là gì ? Ưu nhược điểm và các loại thư tín dụng chứng từ

bl là gì ? Tìm hiểu b/l trong vận đơn đường biển

Phí DEM DET là gì ? Và Phí Lưu Bãi Đối Với Hàng Xuất Nhập Khẩu

FOB là gì CIF là gì ? So sánh ưu nhược điểm của fob và cif

Tìm hiểu thế nào là CO là gì  ? Các điều cần chú ý ! 

Incoterm® - Quyền bảo hiểm khi gửi hàng hóa theo CIF

Bill of lading là gì? Chức năng và phân loại vận đơn đường biển

Dropshipping là gì? Tiềm năng và quy trình của dropshipping

Những Thuật Ngữ Trên Vận Đơn Mà Bạn Nên Biết 

CI là gì ? Hóa đơn thương mại Commericial Invoice là gì ?

CBM là gì? Cách chuyển đổi và cách tính CBM chuẩn nhất

Hàng LCL là gì? Ưu nhược điểm và Cách tính giá cước LCL

Surrender Bill of Lading là gì? Tác dụng và cách sử dụng

Chứng nhận CE là gì? Lợi ích và làm thủ tục hồ sơ CE Marking

Kho CFS là gì ? Quy trình nhận và xuất hàng tại kho cfs

Hải quan tiếng anh là gì ? Top One Logistics ?

P/O là gì ? Quy trình sử dụng đơn đặt hàng và cách quản lý PO

Nguyễn Minh Trưởng

Nguyễn Minh Trưởng

Top One Logistics là một công ty hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ logicstics, vận chuyển hàng đường hàng không, hàng đường biển, dịch vụ khai báo hải quan, hàng dự án và vận chuyển hàng nội địa

Vận Tải Top One Logistics  

 

 

Địa chỉ: 5 Hoàng Việt, Phường 4, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

 

Giờ Hoạt Động: 8h00 đến 17h00 – Từ thứ 2 đến thứ 7

 

Website: www.vanchuyenhanggiatot.com

 

Email: [email protected]

 

Hotline: 0939.54.54.55 –  Mr Trưởng

KẾT NỐI SOCIAL

logo footer

Công Ty TNHH Thương Mại Và Vận Tải An Pha Trần

Giấy chứng nhận ĐKKD số 0313384770 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp.

Văn phòng chính: 5-7 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Vận Chuyển Đường Biển Quốc Tế

Gửi hàng đi ấn độ

 

Gửi hàng đi đài loan

 

Gửi hàng đi hàn quốc

 

Gửi hàng đi mỹ

 

Gửi hàng đi singapore

 

Gửi hàng đi thái lan

 

Gửi hàng đi úc

 

vận chuyển hàng từ Đức về việt nam

 

vận chuyển hàng từ Canada về việt nam

 

vận chuyển hàng từ Anh về việt nam

 

vận chuyển hàng từ việt nam đi Ai Cập

 

vận chuyển hàng từ việt nam đi Mexico

 

vận chuyển hàng từ Bồ Đào Nha về việt nam

Vận Tải Top One Logistics Vận Chuyển Quốc Tế & Thủ Tục Hải Quan
Logo